近年注目されているビジネススキルのひとつ「ファシリテーション」。
日本人だけでなく外国人スタッフを含んだ会議など、さまざまな背景や文化を持つ人が集まる場所で円滑なコミュニケーションが行われるように司会・進行するスキルのことです。管理職についている人はもちろん一般社員であっても「ファシリテーションスキル」は必ず役立つはずです。
そこで今回は「ファシリテーションのやり方と重要なポイント」についてまとめました。
ファシリテーションのやり方
発言しやすい雰囲気を作る
会議を始める際には、参加者が活発に参加できるような雰囲気作りが欠かせません。メンバーの全員が面識ある会議なら問題ないのですが、場合によっては面識のないメンバーが集まる会議もあります。
このような場合にはメンバーの簡単な自己紹介から始め、議題とは別の軽い話題を提供するなどしてその場の雰囲気を和やかなものにする必要があります。また、会議中でも緊張した張り詰めた雰囲気にならないように巧みに進行することが求められます。
こうして会議が終始リラックスした和やかな雰囲気になるようにサポートするなら、参加者が自由に発言できるようになるはずです。
多くの意見を引き出す
会議でより多くのアイデアや意見を引き出すためには、ファシリテーターの「積極的に耳を傾ける姿勢」や「適切な質問をする技術」が欠かせません。
参加者が思い切って発言しても「自分の意見を誰も聞いてくれない」と感じるなら再び発言しようと思わなくなり、活発な意見交換ができなくなります。
ここでいう「耳を傾ける姿勢」の中には参加者の様子に気を配り、実際に手を上げる勇気がなくても何か意見を持っていそうな人に発言を促すことも含まれています。
また、参加者の意見の中からさらに深い話し合いができるように、「○○についてはどうしたらいいと思いますか？」とか、「××を改善するにはどうしたらいいでしょうか？」など、適切なタイミングで効果的な質問を投げかけることで話題を絞り込んだり、問題を掘り下げたりすることができます。
話を整理する
ファシリテーションによって多くの意見が引き出されたなら、それぞれの意見を整理していく必要があります。そのためには参加者の意見を黒板やホワイトボードに書き留めていくと効果的です。
出された意見をただ箇条書きにするのではなく、出てきた意見を要約して大まかなグループに分けて書いたり、必要ならイラストを描き加えたりして、参加者全員がこれまでに出てきた議論を視覚に訴えながら整理していけるようにサポートしていきます。
このようにすることによって話の筋道を整えていき、意見が脇道にそれることを防ぐ効果もあります。
内容を絞り込んで判断する
活発な議論がなされて様々な意見が出されたなら、その中から意見の絞り込み最終的な合意を得る必要があります。特に対立する意見が出されている場合はファシリテーターの腕の見せ所です。
特定の意見が無理に抑えつけられたようなカタチで結論がまとめられると必ず不満が出てきます。ですからファシリテーターは参加者全員が納得できるような“判断基準”を提示しなければなりません。
そのためにも「この会議は何のために行い、何を目標にしているのか」に合わせ、望ましい結論に至るようにサポートしなければなりません。例えば、会議のテーマが「利益を上げる方法」であるなら、多くの意見の中から「費用効果が高いのはどれか？」とか、「損失が少ないのはどれか？」など、対立している意見の双方が意見のすり合わせを行い納得ができる合意が得られるようにします。
そのためにも、「この結論が最善である、という点で同意されますか？」とか、「この結論で皆さんは納得されましたか？」などの言葉で参加者の合意を確認するといいでしょう。
ファシリテーションのポイント
メンバーの様子を観察する
ファシリテーターは会議の初めから最後に至るまで、終始メンバーの様子を観察し「全員が議題にしっかりとついてきているか」、「発言したくてもできていない人がいないか」、「納得できない様子の人はいないか」など、最終的な決定に影響を及ぼしかねない状況がないかどうかを十分に確認することが大切です。
そうしないと、長時間話し合いをして、「さあ、結論を出そう」という段階になって反対意見が出てきたリ、よく理解できていない人が出てきたリ・・・という可能性があります。
目的と論点を意識する
ファシリテーターとして会議を仕切るためには、ファシリテーター本人が会議の目的と論点を常に意識し、会議の中でさまざまな意見が出されるとしても流されることなく客観的に意見の合意へと導く必要があります。
活発な意見が出されるときにありがちなのが“いつの間にか論点がずれていくこと”です。良いファシリテーターは、話の腰を折ることなく、さりげなくそれていきそうな話題を本来の論点に戻すことができます。
良いファシリテーションで全員納得の合意を得よう
今回は「ファシリテーションのやり方とポイント」についてまとめました。
ファシリテーションが行われない会議などでは“一部の人だけが発言するつまらない会議”、“ダラダラと長い会議”という結果になりかねません。良いファシリテーターが場を仕切るようになると、メンバー全員の意見をうまく引き出しながら活発な議論が行われ、出された意見の中から全員が納得・合意できる要点を絞り込んで最善の結論を出すことができます。
このような「ファシリテーションスキル」はこれから必要になるビジネススキルの一つです。“話を聞くスキル”・“理解するスキル”・“質問するスキル”・“整理するスキル”・“判断するスキル”など、様々なスキルが関係しています。自分に何か足りないものがあればそのスキルを磨いて「良いファシリテーション」ができるように成長していきたいですね！
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