あなたは会社で日報を書いていますか？ 一日の仕事の終わりに日報を書くのが面倒だと感じる人は多いようです。「何を書けばいいか分からない」とか、「書くのに時間がかかる」、中には「日報を書く意味が分からない」という人もいます。
毎日それほど考えることもなく事務的に書いてしまいがちな日報ですが、しっかりとした目的が分かれば意欲がわいてくるはずです。そこで今回は日報を作成することのメリットについてまとめました。
日報（業務報告書）とは？
日報とは、自分がその日1日にした仕事の内容や経過、結果などの業務内容を上司に報告するためのものです。
この業務報告書によって上司に自分の仕事ぶりを知ってもらい、上司の目に見えないところで行った仕事内容を知ってもらうことができます。日報の書き方は会社によってそれぞれ異なり、ノートなどに手書きで書くのが習慣になっている会社もあれば、メールやエクセルで報告する会社、アプリなどを取り入れている会社もあります。
フォーマットがなく自由に記入する場合や、書く項目などのフォーマットが用意されていて、そこに記入する形になっていることもあります。こうして自分の仕事が“可視化”され、上司に自分の働きぶりを伝えたり、問題点を相談したりすることもできます。
日報（業務報告書）のメリットとは？
進捗状況が分かる
日本では“目上の人を敬う”ことが古くから大切にされてきたこともあり、一般社会だけでなく会社の中でも縦割りの仕組みが重視される傾向にあります。
そこで同じ部署で働いているメンバーは他の人がどのような業務に携わっていて、全体的にどれほど進捗しているかなどの情報を知ることができないことが多いようです。日報を共有することによって、それぞれのメンバーがどのような業務に携わりどの程度捗っているかの進捗状況を知ることができます。
上司も日報を見ることで部下が順調に仕事を進めているか、何か問題があれば適切なアドバイスを与えることもできます。特に外国人メンバーの部下や同僚がいる場合、仕事上の問題を抱えていないかを日報から知ることもできるでしょう。
チームのレベルが上がる
日報を共有することでチームメンバーの仕事の状況を知ることができるようになり、他のメンバーの成果を確認して具体的な改善策を提案しあったり、協力を申し出たりしてチーム全員がまとまって目標に向かうことができます。
また日報は自分の仕事状況をチームメンバーに知ってもらう機会でもあります。何か問題点や課題点がある時には、一人で抱え込んで悩んでばかりいるよりも、他のメンバーに知ってもらいアドバイスや協力を得られるかもしれません。
どこの会社でも、ビジネスには報告・連絡・相談（ホウレンソウ）が欠かせません。日報による良好なコミュニケーション体制が整うことで、チームの成員一人一人の経験をみんなで共有することができ、チーム内の活気が生み出されてより大きなチカラを発揮することができます。
記録を残せる
日報は毎日の記録です。いつ・どのような作業をしたか・誰と会ったか・どのような成果があったか・・・、などを毎日書いていくものです。忙しい毎日の中では、自分自身でも先週どのような仕事をしたのか思い出すことさえ難しくなります。
定期的に日報を読み返して過去の仕事を振り返り、次の仕事に活かしていくと大きく成長することができます。また、日報によって日々の仕事を記録しておくことで、上司に正確に仕事状況を残すことができ思い違いや勘違いを防止することもできます。
コミュニケーションが活発になる
会社によって日報のスタイルは異なりますが、可能であれば業務に関する内容以外のことについて書くのも効果的です。特に共有する日報を書く場合には、自分とは異なるタイプのメンバーについて知るためのツールにもなります。
例えば、「最近気になっているレストラン」とか、「今ハマっているテレビドラマ」、「笑顔になれたエピソード」などを少しずつ書き加えることでメンバーとの交流が深まり、仕事でのコミュニケーションも活発になるかもしれません。
特にチーム内に外国人スタッフが働いている場合、このような業務以外の“ちょっとした話題の共有”がきっかけになってメンバーの孤立やトラブルが減少できるかもしれませんね。
日報には意味がある！
いかがでしたか？ 「日報は毎日書かなければいけない面倒なものだ」と考えていましたか？
今回まとめたように日報は、自分の仕事ぶりを上司やチームの成員に知ってもらう機会、チームの成員の成功や失敗から学ぶ機会、メンバーとのコミュニケーションを図る機会になります。「仕方がなく書かされている・・・」という感覚を捨て、自分の成長に役立つツールの一つだと考えましょう。忙しい日々だからこそ、毎日の日報を正確に記入して今の自分の働きを記録するのです。
こうしておくと後で自分の仕事を振り返るときに読み返すことができますし、上司からの評価にもつながります。これからは「日報」をネガティブなものと考えず、ポジティブにとらえて取り組んでいきたいものですね！
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