日報を書くメリットについては分かったけれど、「何を書けばいいのか分からない」とか「いつもありきたりな報告で終わってしまう」などの悩みを抱えている人は多いのではないでしょうか？
日報は自分の仕事ぶりに対する評価にもつながりますし、チーム内のコミュニケーションを円滑に進めるうえでも大切なツールの一つです。せっかくの日報を上手に活用しないともったいないですよね。そこで今回は、基本的な日報の作り方・書き方についてまとめました。
日報（業務報告書）の書き方
日報の書式は会社によって異なり、ノートなどにフリースタイルで記入する会社や、会社に指定されたテンプレートに書き入れる会社などさまざまです。
会社に独自のルールが指定されている場合はそれに従って書く必要があります。いずれの場合でも、ただ一日の仕事の羅列で終わるのではなく、自分の成果が明らかになるような仕方で書くことが大切です。
テンプレートを活用する
日報をフリースタイルで記入する場合でも、毎日文章の構成に悩む必要がないように「テンプレート」を決めておくと便利です。
例えば、今日の業務内容・良かった点と問題点・翌日の予定・上司やメンバーへの連絡事項など、日報に書くことをあらかじめテンプレートにしておきましょう。そうすることで毎日何を書こうかと悩む手間を省き、必要事項を忘れることなく記入することができるようになります。
事実を正確に書く
日報に記入する内容は正確でなければいけません。例えば営業日報の場合なら、営業件数や営業先の名前、そのうち見込みがありそうな件数など、業務にかかわる数字・名前を正確に記入します。間違ったデータを記入すると今後の方針を読み違えることにつながるので注意が必要です。必ず見直してから提出するようにしましょう。
また、営業日報を共有する際には、商談に同席した人や担当者の名前、決裁権は誰にあるか、などの詳細を記入しておくと他の人の役にも立ちます。
いずれにしても忙しい一日を過ごしていると日報を書く内容をうっかり忘れてしまうことも生じます。手帳やスケジュール管理アプリなどを活用して、こまめに整理しておくことで正確に記入できるようになります。
仕事の成果を明らかにする
日報を書く時、できなかったことの反省文のようになっていませんか？
日報を読む上司や共有するチームも反省文のような日報を読んでも士気が上がりませんし、第一書く本人のモチベーションも上がりません。反省だけで終わることがないようにしましょう。
そこで、日報を書く時には「今日はどのような成果があったか」「今日の仕事を明日にどのようにつなげることができるか」など、自分の一日の成果と改善点が分かるようなことを意識して記入するようにしましょう。
こうして業務を可視化することで、自分の仕事の成果や目標まであとどれくらいか、ということが目に見えるようになります。その中から改善点を見つめ直していっそう生産性を上げるために役立てることができるでしょう。こうして上司にも自分の働きをアピールすることができます。
内容は見出しを付けて簡潔に
書きたいことがたくさんあるからといって、長々と書いた日報は読みにくく内容が分かりにくくなります。日報に目を通す上司もメンバーも忙しいのです。できれば見出しをつけて、箇条書き程度の短い文章でまとめると見やすくなります。
「何をしたのか」「どのくらいの時間がかかったのか」「どれほど進んだか」などを分かりやすく簡潔に記入していきます。こうすると見やすくなるだけでなく内容が頭に入りやすくなり、後で見返す際にも一目で思い起こせるようになります。また、日報は「～だと思います」のような感想文のようにしてしまわないようにしましょう。
コミュニケーションを図る
日報は一日の感想文でも反省文でもありません。自分の仕事状況を上司やチームと共有するツールでもあります。日報によって仕事の進捗状況や業務内容を共有することで、周りのフォローを得ることができますしフィードバックをもらって改善策を得ることもできます。
また、「所感」には業務だけでなく、仕事に関係なくてもプライベートのちょっとしたエピソードなどを記入することで、チームメンバーとの会話のきっかけを提供し交流を深める機会を作ることができるでしょう。チーム内にいる外国人メンバーとの話の糸口になるかもしれません。
日報は見やすく書くのが鉄則
いかがでしたか？ 日報は一日に自分が成し遂げた業務内容や経過、結果や課題点などを報告するツールです。せっかくの報告も長々と書いて上司が読む気をなくしたり、チームメンバーに内容がうまく伝わらなければ意味がありません。
また、ただの反省文や感想文では日報ではなく「日記」になってしまいます。常に日報を書く意義を意識して、分かりやすく簡潔にまとめられた文章にするよう心がけましょう。こうして仕事の進捗状況を目に見えるカタチにすることで自分自身を客観的に見つめ直すのに役立つだけでなく、上司やチームとのコミュニケーションツールとしても活用することができます。
明日からは「業務だから仕方がない・・・」と嫌々こなすのではなく、自分の成果をアピールする機会と考えて積極的に取り組んでいきたいですね！
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